El Instituto Técnico Internacional Águilas (AITI) se compromete a proteger los expedientes académicos de los estudiantes y a garantizar el cumplimiento de las regulaciones federales relativas a la privacidad educativa, el acceso a los expedientes y las políticas de conservación.
La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA) otorga a los estudiantes ciertos derechos con respecto a sus expedientes académicos y los protege contra la divulgación no autorizada de información de identificación personal (PII). AITI cumple estrictamente con las regulaciones de la FERPA al garantizar:
• Los expedientes académicos de los estudiantes son confidenciales y no se divulgan sin consentimiento por escrito, salvo en los casos permitidos por la ley.
• Los estudiantes tienen derecho a acceder y revisar sus expedientes académicos en un plazo de 45 días tras presentar una solicitud por escrito.
• Los estudiantes pueden solicitar modificaciones a sus expedientes si consideran que existen inexactitudes.
• Los papás o tutores de estudiantes dependientes (según lo definen las normas del IRS) pueden solicitar acceso, pero las decisiones finales se basan en las directrices de la FERPA.
• La información del directorio (como el nombre, el correo electrónico o el campo de estudio) puede divulgarse a menos que el estudiante se oponga por escrito.
Para obtener más información sobre los derechos y responsabilidades de la FERPA, visite Política de cumplimiento de la FERPA.
Los estudiantes pueden solicitar acceso a sus expedientes académicos enviando una solicitud por escrito a la Oficina del Registrador. La solicitud debe incluir:
• Nombre completo y número de identificación de estudiante
• Registros específicos solicitados
• Formato preferido (copias físicas o acceso digital)
Procedimiento para acceder a los registros:
1. La Oficina de Registro confirmará la recepción de la solicitud y verificará la identidad del estudiante.
2. Los registros se proporcionarán en un plazo de 45 días naturales a partir de la fecha de la solicitud.
3. Si se detecta alguna discrepancia, los estudiantes pueden presentar una solicitud formal de modificación.
4. Si se rechaza la solicitud de modificación, los estudiantes tienen derecho a una audiencia formal.
Las solicitudes de registros pueden enviarse por correo electrónico o entregarse en persona en la Oficina del Registrador. Para obtener más información, consulte la Política de acceso a los registros.
AITI sigue una estricta política de conservación de registros para garantizar el cumplimiento de las regulaciones estatales y federales. Los periodos de conservación de los registros de los estudiantes son los siguientes:
Registros de admisión
Expedientes académicos
Registros de ayuda financiera
Expedientes disciplinarios de los estudiantes
Expedientes de graduación
Archivos de quejas y reclamaciones de los estudiantes
5 años después de la última asistencia
Permanente
Tres años después del último año de adjudicación.
5 años después de la última asistencia
Permanente
3 años después de la resolución
Incluye solicitudes, expedientes académicos y decisiones de admisión.
Expedientes oficiales de los cursos realizados y las calificaciones obtenidas.
Incluye registros de la FAFSA, documentos de préstamos e historial de desembolsos.
Registros de infracciones, audiencias y medidas disciplinarias.
Incluye diplomas expedidos y verificación de graduación.
Documentación de quejas y resultados.
Una vez expirado el periodo de conservación, los registros se eliminan de forma segura mediante trituración o borrado digital seguro. Las solicitudes de copias de los registros archivados deben presentarse antes de que expire el periodo de conservación.
Para obtener más información sobre la política de expedientes académicos, visite Política de conservación de expedientes.
